Att driva ett företag som partners kan vara både spännande och lönsamt, men det för också med sig en rad kostnader som ofta hamnar på parternas bord. Särskilt i tjänsteorienterade partnerskap, som exempelvis arkitekt- eller advokatbyråer, kan utgifter för representation, resor, fortbildning och hemmakontor bli betydande. Nedan följer en översikt över hur ni som partners kan hantera dessa kostnader, samt några råd kring hur man bäst säkerställer avdragsrätten.
Avdragsgilla utgifter och återbetalning
I många fall kan det finnas en överenskommelse inom partnerskapet (muntlig eller skriftlig) om vilka kostnader som ska ersättas av företaget, och vilka som varje partner själv förväntas stå för. Huvudregeln är att en kostnad som företaget skulle ha ersatt om du begärt det, normalt inte är avdragsgill för dig personligen. Om ni däremot har kommit överens om att en viss kostnad ska bäras av enskilda partners utan ersättning, kan den ofta vara avdragsgill i partnerns privata deklaration, förutsatt att den verkligen hör till näringsverksamheten.
Som exempel: Anta att du är delägare i ett arkitektkontor där ni enligt ert avtal är ansvariga för att själva betala utgifter kopplade till att attrahera nya kunder. Om du då spenderar 45 000 kronor på kundmiddagar under året, utan att be om ersättning från byrån, kan en del av kostnaden vara avdragsgill på din privata deklaration. Notera dock att svenska representationsregler är restriktiva: måltider är som regel inte avdragsgilla för inkomstskatten, medan enklare förfriskningar eller förtäring i vissa fall kan vara delvis avdragsgilla. Moms kan i vissa situationer lyftas, men då krävs särskild hänsyn till Skatteverkets regler för representation.
Vikten av en tydlig firma policy
För att undvika osäkerhet kring vilka kostnader som är avdragsgilla för den enskilde partnern, är det klokt att upprätta en skriftlig policy. Policyn bör tydligt ange vilka utgifter som företaget kommer att ersätta, och vilka som respektive partner själv ska stå för. Denna tydlighet hjälper partners att veta hur de ska bokföra sina egna utgifter, och skyddar även mot eventuella frågor från Skatteverket. En välformulerad policy kan exempelvis inkludera:
- Reseutgifter: Vad gäller för lokaltrafik, bilersättning eller flyg?
- Representation: Vilken typ av kundevenemang ersätts av företaget? Hur hanteras moms och inkomstskatt?
- Arbetsmaterial och fortbildning: Vilka kurser, konferenser eller verktyg täcks?
- Hemmakontor: Vilken utrustning eller vilka delkostnader (som el, internet) ersätts, om någon?
Avdrag för hemmakontor
Om du som partner delvis arbetar hemifrån, kan du i vissa fall göra avdrag för hemmakontor i din privata deklaration (till exempel via bilaga N3A om du är delägare i ett handels- eller kommanditbolag). För att få avdrag krävs att rummet eller ytan i bostaden används uteslutande för arbete kopplat till verksamheten, och att det finns ett påtagligt behov av just denna arbetsplats. Exempel på avdragsgilla kostnader kan vara en del av:
- Hyra eller bostadskostnad: Om du uppfyller kraven för att göra avdrag.
- Driftskostnader: Som el och vatten, i proportion till hur stor andel av bostaden som används för arbetsändamål.
- Övriga kostnader: Till exempel kontorsmöbler, dator eller internetabonnemang om det behövs för affärsverksamheten.
Testet för huvudsaklig verksamhetsplats
Skatteverket bedömer ibland om hemmakontoret är din huvudsakliga verksamhetsplats. Detta innebär att om du mestadels sköter administrativa och ledningsrelaterade uppgifter i hemmet, och inte använder något annat fast kontor för samma ändamål, kan du uppfylla kravet. Uppfyller du dessa villkor betraktas resor från hemmakontoret till kundmöten eller till andra tillfälliga arbetsplatser som tjänsteresor, vilket kan ge ytterligare avdragsmöjligheter för exempelvis milersättning.
Slutsats
Sammanfattningsvis är det viktigt att ni som partners i ett svenskt handels- eller kommanditbolag (eller annan bolagsform med delägare) har tydliga rutiner för vilka kostnader som ska ersättas av företaget och vilka kostnader partnerna själva får stå för. När ni har en väl förankrad policy – helst skriftlig – minimerar ni risken för missförstånd och underlättar avdragsprocessen.
Ha även i åtanke att Sverige har strikta regler för representation och hemmakontor. Rådgör gärna med en skatterådgivare eller revisor för att säkerställa att ni inte missar några möjligheter, samt att ni följer lagar och riktlinjer korrekt. På så vis skapar ni en transparent affärsstruktur som gynnar både företagets utveckling och partnernas privatekonomi.
